Polityka prywatności Klarsi

Wersja v6, szkic z 23.10.2026 do zatwierdzenia przez prawnika. Nie publikować przed akceptacją.
Obowiązuje od: [DO UZUPEŁNIENIA: data publikacji].

Oznaczenia robocze (usunąć przed publikacją): [DO UZUPEŁNIENIA] dane, które musi podać właściciel; [DO POTWIERDZENIA] fakt do sprawdzenia przed startem. Pojęcia pisane wielką literą mają znaczenie z Regulaminu, a „Partner” i „Polecona osoba” z Regulaminu programu partnerskiego. Zmiany v5 względem v4 (23.10.2026): Pula bez opłaty (13 Kredytów co 14 dni) i krótkie Odpowiedzi w miejsce jednego pytania co 14 dni, rodzaj nabywcy, kraj i numer VAT UE w danych do faktury, sprawdzenie numeru VAT UE w VIES, liczba odstąpień przy ocenie kolejnych zakupów. Zmiana v6 (23.10.2026, odbiór): adres e-mail kontakt@klarsi.pl w pkt 1 ust. 2.

1. Kto odpowiada za Twoje dane

1. Administratorem Twoich danych osobowych jest Ember Forge sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie, KRS 0001161846, NIP 6793325940, REGON 541179419 („my”).
2. W sprawach danych osobowych napisz na kontakt@klarsi.pl albo listownie na adres siedziby. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych, bo nie wymaga tego art. 37 RODO (uzasadnienie w ocenie skutków dla ochrony danych).
3. Polityka dotyczy danych przetwarzanych w Serwisie Klarsi (strona i aplikacja), w formularzach na stronie, w programie partnerskim, w korespondencji z nami i w wiadomościach marketingowych. Wykonuje obowiązki informacyjne z art. 13 i 14 rozporządzenia (UE) 2016/679 (RODO).
4. Wyjątek: dane, które Firma wprowadza w Koncie zespołu (Pytania, Pliki, karty klientów), przetwarzamy w imieniu Firmy jako podmiot przetwarzający, na podstawie Umowy powierzenia. Ich administratorem jest Firma (pkt 10).

2. Zanim wpiszesz pytanie albo dodasz plik

Nie wpisuj numeru PESEL, nazwisk innych osób, danych o zdrowiu, numerów rachunków ani innych danych, które nie są potrzebne do odpowiedzi. Opisz sytuację ogólnie: „mój najemca”, „pracodawca”, „spółka X”. Odpowiedź będzie tak samo dobra, a dane Twoje i innych osób zostaną u Ciebie. Z dokumentów, które dodajesz, usuń dane niepotrzebne do pytania.

3. Jakie dane, po co, na jakiej podstawie i jak długo

Nasze prawnie uzasadnione interesy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) to: bezpieczeństwo Serwisu i zapobieganie nadużyciom; ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń; wykazanie zawarcia umów i udzielenia zgód; przygotowanie Odpowiedzi także wtedy, gdy opisujesz w Pytaniu inne osoby; poprawa jakości Odpowiedzi; statystyka odwiedzin; obsługa Kont zespołów, z których korzystają pracownicy i współpracownicy Firm; odpowiedź na wiadomości i prośby o kontakt z formularzy na stronie; wykazanie wysłania e-maili systemowych; rozliczenie poleceń z Partnerami.

Dane osób trzecich. Gdy opisujesz w Pytaniu inne osoby, zwykle nie wiemy, kim są, i nie możemy ich powiadomić. Ta Polityka jest publiczna i stanowi informację także dla nich (art. 14 ust. 5 lit. b RODO).

4. Dane szczególnych kategorii

1. Pytania o pracę, ubezpieczenia społeczne czy spadki mogą dotyczyć zdrowia albo innych danych szczególnych kategorii (art. 9 ust. 1 RODO). Prosimy, żebyś ich nie podawał, jeśli nie są potrzebne do odpowiedzi.
2. Jeżeli Serwis wykryje w Pytaniu albo Pliku takie dane, przed wysłaniem poprosi o Twoją wyraźną zgodę na ich przetwarzanie wyłącznie w celu przygotowania Odpowiedzi (art. 9 ust. 2 lit. a RODO). Bez zgody możesz usunąć te dane z treści i wysłać Pytanie ponownie.
3. Zgodę możesz w każdej chwili cofnąć, usuwając Rozmowę. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.
4. Nie wpisuj danych szczególnych kategorii innych osób. W Koncie zespołu za podstawę przetwarzania takich danych odpowiada Firma.

5. Jak powstaje Odpowiedź i kto widzi Twoje Rozmowy

1. Odpowiedzi tworzy model językowy zewnętrznego dostawcy, wskazanego w tabeli w pkt 6. Żeby przygotować Odpowiedź, przekazujemy dostawcy treść Pytania i Dopytań, potrzebne fragmenty Rozmowy, treść Plików z tej Rozmowy i profil sytuacji, jeśli jest włączony. Nie przekazujemy mu Twojego adresu e-mail ani danych płatniczych.

2. Umowę zawieramy z europejską spółką dostawcy (Irlandia), która przetwarza dane jako nasz podmiot przetwarzający i korzysta z infrastruktury chmurowej poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w USA (pkt 7) [DO POTWIERDZENIA: podmiot umowy na koncie API Ember Forge].

3. Dostawca nie trenuje modeli na danych z naszych zapytań. Wynika to z jego warunków komercyjnych (stan na 22.10.2026). My też nie używamy Twoich Rozmów ani Plików do trenowania modeli.

4. Dostawca usuwa dane wejściowe i wyjściowe co do zasady w ciągu 30 dni. Dłużej, do 2 lat, przechowuje je tylko wtedy, gdy wykryje naruszenie swoich zasad korzystania, oraz gdy wymaga tego prawo.

5. Żeby znaleźć źródła, nasz serwer wysyła do publicznych baz (ELI Sejmu, EUREKA Ministerstwa Finansów, CBOSA, SAOS, EUR-Lex, wojewódzkie dzienniki urzędowe) frazy wyszukiwania, np. numer artykułu albo słowa kluczowe. Nie wysyłamy do nich danych Twojego Konta i dbamy, żeby frazy nie zawierały danych osobowych [DO POTWIERDZENIA: filtr w silniku].

6. Nikt z naszego zespołu nie czyta Rozmów rutynowo. Osoba z zespołu może zobaczyć Rozmowę tylko wtedy, gdy:

   1. zgłosisz reklamację albo poprosisz o pomoc w sprawie tej Rozmowy;
   2. ocenisz Odpowiedź negatywnie albo Pytanie zostało odrzucone jako niezwiązane z prawem;
   3. jest to potrzebne do wyjaśnienia nadużycia albo incydentu bezpieczeństwa;
   4. wymaga tego prawo.

   Każdy taki dostęp zapisujemy (kto, kiedy, jaka Rozmowa, w jakim celu). Rejestr dostępu przechowujemy 12 miesięcy.

7. Nie publikujemy Twoich Rozmów i Plików i nie wykorzystujemy ich w materiałach Serwisu. Do testów jakości używamy tylko pytań przygotowanych przez nas albo przeredagowanych tak, że nie zawierają danych osobowych.

6. Komu przekazujemy dane

Podmioty przetwarzające na nasze zlecenie (umowy powierzenia, art. 28 RODO). Lista do potwierdzenia przed startem:

Statystykę odwiedzin (Umami) prowadzimy na własnym serwerze u Hetzner, bez przekazywania danych innemu dostawcy analityki.

Odrębni administratorzy i inni odbiorcy:

1. Stripe (operator płatności; stroną umowy jest Stripe Payments Europe, Limited, Irlandia) przetwarza dane płatności w dwóch rolach: jako nasz podmiot przetwarzający przy obsłudze płatności oraz jako odrębny administrator przy zapobieganiu oszustwom i wykonywaniu własnych obowiązków prawnych, na podstawie własnej polityki prywatności. Część danych przekazuje do USA do Stripe, LLC, uczestnika Data Privacy Framework (decyzja (UE) 2023/1795).
2. Partnerzy programu partnerskiego: Partner, który Cię polecił, nie otrzymuje Twojego adresu e-mail, Rozmów ani innych danych identyfikujących. Widzi tylko, że osoba polecona zarejestrowała się w danym dniu i jaką łączną kwotę netto wydała (pkt 13).
3. Szef Krajowej Administracji Skarbowej, w zakresie faktur dla Firm wystawianych w KSeF.
4. Organy podatkowe i Zakład Ubezpieczeń Społecznych, w zakresie rozliczeń Partnerów będących osobami fizycznymi [DO POTWIERDZENIA z księgową: zakres].
5. Organy publiczne i sądy, gdy wymaga tego prawo, oraz nasi doradcy prawni, gdy jest to potrzebne do obrony roszczeń.

Nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich reklamodawcom.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

1. Część dostawców z pkt 6 przetwarza dane w USA i w innych państwach poza EOG. Przekazanie opiera się na decyzji Komisji (UE) 2023/1795 stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony w ramach EU-US Data Privacy Framework, jeśli dostawca jest uczestnikiem tego programu (Cloudflare, Resend, Stripe, LLC), albo na standardowych klauzulach umownych przyjętych decyzją Komisji (UE) 2021/914 (art. 45 i art. 46 ust. 2 lit. c RODO). Dostawca modelu językowego nie uczestniczy w Data Privacy Framework, więc dane trafiają do niego wyłącznie na podstawie standardowych klauzul umownych. Podstawę dla każdego dostawcy podajemy w tabeli w pkt 6.
2. Przed startem Serwisu przeprowadzamy ocenę skutków przekazania danych do dostawcy modelu językowego (wymóg klauzuli 14 standardowych klauzul umownych) [DO POTWIERDZENIA: wykonanie]. Jej wynik jest częścią naszej oceny skutków dla ochrony danych.
3. Kopię standardowych klauzul umownych albo informację, gdzie je udostępniono, otrzymasz na prośbę wysłaną na adres z pkt 1 ust. 2.

8. Decyzje automatyczne i profilowanie

1. Pula bez opłaty. Serwis automatycznie ocenia ryzyko, że Pytanie z Puli bez opłaty albo krótka Odpowiedź (Regulamin §8) jest nadużyciem, np. kolejnym Kontem tej samej osoby. Bierze pod uwagę sygnały z tabeli w pkt 3: m.in. adres z domeny skrzynek jednorazowych, znormalizowany adres e-mail użyty już wcześniej, sieć VPN lub centrum danych, ten sam adres IP albo podsieć w krótkim czasie. Sieci komórkowe i współdzielone łącza (np. biura) traktujemy łagodniej, żeby nie karać osób, które dzielą adres IP. Wynik decyduje, czy Pula bez opłaty albo krótka Odpowiedź zostanie przyznana.
2. Odmowa Puli bez opłaty albo krótkiej Odpowiedzi nie wywołuje wobec Ciebie skutków prawnych ani w podobny sposób istotnie na Ciebie nie wpływa, bo możesz korzystać z Klarsi w Pakietach. Mimo to opisujemy zasady oceny i zapewniamy, że na Twoją prośbę decyzję sprawdzi człowiek: możesz przedstawić swoje stanowisko i zakwestionować decyzję (link w komunikacie albo e-mail). Odpowiadamy w ciągu 14 dni.
3. Profil sytuacji. Jeśli go wypełnisz, Klarsi uwzględnia go przy Odpowiedziach. Profil możesz zmienić albo wyłączyć dla danej Rozmowy. Nie używamy go do marketingu.
4. Nie stosujemy indywidualnego dostosowania cen ani profilowania reklamowego.

9. Twoje prawa

Masz prawo do:

1. dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii;
2. sprostowania danych;
3. usunięcia danych;
4. ograniczenia przetwarzania;
5. przenoszenia danych, które nam dostarczyłeś, przetwarzanych na podstawie umowy albo zgody (eksport z Konta);
6. cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem; cofnięcie zgody jest tak samo proste jak jej wyrażenie;
7. wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl).

Prawo sprzeciwu. W każdej chwili możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), w tym wobec oceny ryzyka z pkt 8 i wobec przypisania do Partnera z pkt 13, z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. Przestaniemy wtedy przetwarzać te dane, chyba że wykażemy ważne, prawnie uzasadnione podstawy nadrzędne wobec Twoich interesów albo podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego zawsze wstrzymuje takie przetwarzanie.

Rozmowy, Pliki i Konto usuniesz sam w ustawieniach, tam też pobierzesz eksport danych. Inne żądania wyślij na adres z pkt 1 ust. 2. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca. W wyjątkowych przypadkach możemy przedłużyć ten termin o dwa miesiące i poinformujemy Cię o tym w ciągu pierwszego miesiąca. Możemy poprosić o potwierdzenie, że jesteś właścicielem Konta, np. kodem wysłanym na adres e-mail Konta.

10. Konta zespołów

1. W Koncie zespołu administratorem treści Rozmów, Plików i kart klientów jest Firma. My przetwarzamy je w jej imieniu na podstawie Umowy powierzenia. W sprawie tych danych skontaktuj się z Firmą; jeśli napiszesz do nas, przekażemy jej Twoje żądanie.
2. Dane osób z zespołu potrzebne do prowadzenia Konta (e-mail, rola, limit, zużycie Kredytów) przetwarzamy jako administrator. Właściciel i administrator Konta zespołu widzą zużycie Kredytów przez każdą osobę. Rozmowy widzą osoby wskazane w ustawieniu, które wybiera właściciel Konta zespołu; domyślnie autor Rozmowy, właściciel i administrator (Regulamin, §20 ust. 3). Ustawienie widzisz przy dołączaniu do zespołu.

11. Czy musisz podać dane

1. Adres e-mail jest warunkiem założenia Konta i zawarcia umowy. Bez niego nie możemy świadczyć usługi.
2. Dane do faktury podajesz, jeśli kupujesz Pakiet. Firma musi je podać, bo wymagają tego przepisy o fakturowaniu [DO POTWIERDZENIA z księgową: dane do faktury Konsumenta].
3. Zgoda na informacje handlowe, zgoda z pkt 4 i zgoda na ciasteczko przypisania są dobrowolne. Ich brak nie ogranicza korzystania z Serwisu, z wyjątkiem wysłania Pytania z danymi szczególnych kategorii bez zgody.
4. W formularzu „Umów rozmowę” imię i telefon są potrzebne, żebyśmy mogli zadzwonić; firma i adres e-mail są dobrowolne. W formularzu kontaktowym imię, adres e-mail i treść wiadomości są potrzebne, żebyśmy mogli odpowiedzieć.
5. Partner musi podać dane do wypłaty i rozliczeń podatkowych; bez nich nie możemy wypłacić prowizji ani wykonać obowiązków płatnika.
6. Treść Pytań i Plików zależy od Ciebie. Im mniej danych osobowych, tym lepiej (pkt 2).

12. Bezpieczeństwo

Stosujemy szyfrowanie połączeń (HTTPS), szyfrowanie dysków i kopii zapasowych [DO POTWIERDZENIA], osobną bazę danych dla każdego Konta, kontrolę dostępu według ról, logowanie dwuskładnikowe dla naszych administratorów [DO POTWIERDZENIA], rejestr dostępu do treści Rozmów, ochronę przed botami i limity zapytań. System SI ma dostęp tylko do odczytu baz źródłowych i nie ma dostępu do danych innych Kont.

13. Program partnerski i polecenia

1. Dane Partnerów. Osoby i firmy przyjęte do programu partnerskiego podają dane do umowy, wypłat i rozliczeń podatkowych (tabela w pkt 3). Partner będący osobą fizyczną nieprowadzącą działalności współpracuje z nami na podstawie umowy zlecenia; wtedy wykonujemy obowiązki płatnika i przekazujemy dane do biura rachunkowego oraz, w zakresie wymaganym prawem, do organów podatkowych i ZUS [DO POTWIERDZENIA z księgową]. Partner prowadzący działalność wystawia nam fakturę.
2. Jak powstaje polecenie. Jeśli przy rejestracji wpiszesz kod Partnera albo wcześniej wszedłeś na naszą stronę z linku Partnera i zgodziłeś się w banerze na ciasteczko z kategorii „Marketing” (Polityka cookies, pkt 4.3), przypisujemy Twoje Konto do tego Partnera. Przypisanie służy wyłącznie rozliczeniu prowizji między nami a Partnerem. Bez kodu i bez zgody na ciasteczko przypisanie nie powstaje.
3. Co widzi Partner. Partner widzi liczbę wejść ze swojego linku (bez danych osobowych), datę rejestracji każdej Poleconej osoby i łączną kwotę netto jej zakupów przez 12 miesięcy od rejestracji. Nie widzi adresu e-mail, Rozmów, Plików ani innych danych Poleconej osoby. Polecona osoba nie widzi, do którego Partnera jest przypisana, ale może o to zapytać na adres z pkt 1 ust. 2.
4. Jak długo. Przypisanie wykorzystujemy do naliczania prowizji przez 12 miesięcy od rejestracji Poleconej osoby, a potem przechowujemy je tylko do rozliczenia i obrony roszczeń z Partnerem.
5. Sprzeciw. Wobec przypisania możesz wnieść sprzeciw (pkt 9). Po uwzględnieniu sprzeciwu przestajemy naliczać prowizję od Twoich zakupów.

14. Pliki cookies

Zasady dotyczące cookies i podobnych technologii, w tym ciasteczka przypisania do Partnera, opisuje Polityka cookies.

15. Osoby niepełnoletnie

Klarsi nie ma ograniczenia wieku i przy rejestracji nie pytamy o wiek. Jeżeli nie masz 16 lat, zgodę na informacje handlowe, zgodę na dane o zdrowiu (pkt 4) i zgodę na cookies wymagające zgody może skutecznie wyrazić albo zaaprobować tylko Twój rodzic lub opiekun (art. 8 ust. 1 RODO); przy tych zgodach prosimy o potwierdzenie, że masz 16 lat albo że rodzic lub opiekun się zgadza. Rodzic lub opiekun może w tej sprawie napisać na adres z pkt 1 ust. 2.

16. Zmiany Polityki

O istotnych zmianach poinformujemy e-mailem i na Koncie co najmniej 14 dni przed ich wejściem w życie. Aktualna wersja i data są zawsze na górze strony; wcześniejsze wersje udostępniamy w Serwisie.